¿Cansado de imprimir, firmar y luego escanear o enviar por fax los documentos que requieren firma? Creación de una firma electrónica y agregarlo a un Word, PDF u otro documento es muy fácil. Y muchos programas también tienen incorporadas funcionalidades de firma que añaden una capa extra de comodidad y seguridad.
Antes que nada, dejemos claro una cosa: las firmas electrónicas y digitales, aunque parezcan iguales, son dos cosas diferentes. Una firma electrónica es simplemente una imagen de tu firma que se añade a un documento, mientras que una firma digital son unos datos encriptados que prueban que el documento procede de ti. Para algunos usos, una simple firma electrónica es suficiente, pero para documentos más importantes es altamente recomendable contar con una firma digital.
Algunas de las apps que ya usas, como Word o Acrobat, pueden adjuntar una firma a un documento de forma gratuita. Pero si necesitas firmar digitalmente documentos de forma regular o simplemente quieres algo un poco más sencillo, hay algunos programas para ordenador, tablet y smartphone que puede hacer que firmar documentos sea incluso más fácil.
Firmar documentos PDF y documentos en papel desde el móvil
Para usuarios de iPhone, unas de las formas más fáciles de firmar un documento PDF es utilizar las herramientas incorporadas en la aplicación de correo. Cuando recibes un documento adjunto, pulsa en él para descargarlo y luego pulsa de nuevo para abrirlo. Verás un icono de marcado en la parte superior derecha. Pulsa en él y verás que abajo aparecen varias herramientas. Selecciona el signo + para que aparezcan las opciones de texto y firma. Cuando acabes de rellenar el formulario, selecciona «Hecho» y podrás enviar el formulario eligiendo «Responder a todos» o «Nuevo mensaje».
Otra forma fácil para firmar un documento PDF es utilizar la app Adobe Sign & Fill (gratuita para iOS y Android). Para documentos en papel, puedes hacer una captura de imagen, añadir cualquier texto necesario y tu firma, y guardar los cambios.
Si recibes un email con un PDF adjunto en tu iPhone, pulsa en él para verlo, pulsa en la barra de herramientas de la esquina inferior derecha, y verás una herramienta para agregar la firma al documento. Cuando usas la app por primera vez, te pedirá crear una firma que luego puedes guardar para futuros documentos. Una vez que has añadido el texto y la firma, puedes seleccionar el botón de compartir para enviarlo como adjunto por email, o «Guardar Archivo» para almacenarlo en tu iPhone. Entonces puedes crear o responder a un email desde Correo. Pulsa y mantén pulsado para abrir el menú y pulsa en la flecha de la derecha para que se muestre la opción «Agregar archivo adjunto». Elige «En mi iPhone» y abre la carpeta «Adobe Acrobat». Verás tu documento firmado en la carpeta. Pulsa en él y el archivo se adjuntará a tu email.
Si tienes un móvil Android, el proceso es similar. Pulsa en el adjunto del correo para vero y se abrirá en Adobe Fill & Sign (puede que tengas que seleccionarlo como la app para abrir el documento). Verás varias herramientas para agregar texto y tu firma. Pulsa en cualquier lugar del documento para agregar texto y luego en el icono del lápiz para añadir tu firma. Cuando lo hayas hecho, pulsa en el icono de compartir. Selecciona email y la app guardará el documento automáticamente y creará un email con el adjunto. O, si quieres responder al email con el documento firmado, puedes elegir «Guardar a Drive». Entonces puedes responder al mensaje y pulsar el clip de adjunto y seleccionar el archivo en tu Google Drive.
Crea tu firma electrónica
Si vas a añadir tu firma electrónica a un documento de Word o PDF, el primer paso es capturar una imagen de tu firma que irá en el documento en lugar de tu firma real. Puedes obtener tu firma de diferentes formas:
- Escribirla con tinta negra en un papel blanco y escanearla o hacerle una foto. Escanearla te ofrecerá la mejor imagen, pero si no tienes un escáner, asegúrate de que le haces la foto en una zona bien iluminada y sin sombras sobre la firma.
- Dibujarla con el ratón o el trackpad en un programa de dibujo como Paint de Windows o Paintbrush de Mac. Ten en cuenta, sin embargo, que puede que te lleve varios intentos antes de que tu firma quede bien. Si usas un trackpad, te recomendamos usar un lápiz táctil.
- Escribirla en tu smartphone o tableta utilizando cualquier aplicación gráfica o una app para capturar firmas como Draw Signature Pro (2,49$ in Google Play) o Autograph+ (1,99$ in App Store). Con las versiones de pago de estas aplicaciones tendrás la opción de guardar tu firma con un fondo transparente, lo que hace más fácil añadirla. De nuevo, usar un lápiz táctil hará que tu firma parezca más real. Si quieres un lápiz básico, prueba el AmazonBasics Executive Stylus (5,99$). Tiene una punta mucho más gruesa que un bolígrafo, pero es mucho más fácil que dibujar con el dedo.
Una vez que tienes un archivográfico, tendrás que guardarlo como archivo «.png». Paint y Paintbrush tiene esa opción al usar «Guardar Como» cuando ayas a guardar el archivo. El formato PNG te permite guardar tu firmar con un fondo transparente para no tapar las líneas de la firma u otra información que haya debajo. Ahora tendrás una copia electrónica de tu firma.
Añade tu firma a un documento de Word
Muchos documentos están en formato Microsoft Word, por lo que este es un buen punto para empezar. Word soporta firmas tanto electrónicas como digitales, por lo que puedes usar la que prefieras para tu propósito, aunque debes tener en cuenta que esta es una forma cara de firmar documentos digitalmente.
Si usas un documento que esté configurado con una línea de firma especial, firmar es muy sencillo: simplemente haz doble clic en la línea y se abrirá el cuadro de diálogo Firmar. Aquí puedes añadir una versión impresa de tu firma pulsando en tu nombre, añadir una firma escrita a mano en una tablet escribiendo tu nombre de forma normal, o insertar una imagen de la firma haciendo clic en «Seleccionar imagen», buscar el archivo con tu firma y luego pulsando «Seleccionar».
Las firmas digitales en Word son un poco más complicadas, y requieren la compra de un certificado digital de terceros para demostrar a cualquiera que lea el documento que proviene de usted, y esto puede costar varios cientos de dólares al año. Aunque puedes crear tu propia firma digital, solo podrás verificar su autenticidad desde tu ordenador, lo que no es una buena opción para enviar documentos a otros. Si tienes que enviar muchos documentos con firma digital, comprar un certificado digital puede tener sentido, pero si no es así, te recomendamos el uso de una simple firma electrónica o de una de las apps de abajo. Para continuar con una firma digital, pincha en el botón de Microsoft Office, luego en «Preparar», en «Añadir una firma digital», y haz clic en Firmar. Te pedirá crear una ID digital desde aquí.
Si vas a firmar un documento que no ha sido configurado para el sistema de firma de Word, verás que si pinchas en la línea de firmar no ocurre nada. Pero no pasa nada, porque aun así puedes insertar tu firma. Simplemente coloque el cursor donde deseas agregar la firma y elige «Insertar» y luego «Imagen». Selecciona el archivo con la firma y verás que tu firma aparece en el documento. No te preocupes si la imagen ha cambiado el formato del documento, enseguida lo solucionaremos.
Ahora, pincha en tu firma y arrastra las esquinas para cambiar el tamaño de la firma hasta que se vea bien. Luego selecciona «Diseño de página», «Ajustar texto» y luego «Detrás del texto». Ahora Puedes usar las teclas de flecha para ajustar la ubicación de tu firma. Cuando quede bien, usa «Guardar Como» para guardar tu documento firmado como archivo PDF.
Añadir tu firma a un documento de PDF
Firmar un PDF es incluso más fácil que firmar un documento de Word. Probablemente ya estés utilizando Acrobat Reader DC de Adobe para sistemas de escritorio (gratuito tanto para Mac como para Windows) para leer los archivos PDF, y este programa ofrece una forma fácil de firmar documentos hayan sido o no configurados para aceptar las firmas electrónicas.
Todo lo que tienes que hacer es abrir el documento, pinchar en «Herramientas» y luego en «Rellenar y Firmar». Pincha en el botón «Firmar» de la barra de tareas y se te pedirá que escribas, dibujes o uses una imagen de tu firma. Cuando lo hayas hecho, pincha en «Aplicar» y luego arrastra la firma donde quieras que vaya. Si es necesario, puedes redimensionar tu firma desde las opciones de la barra de tareas. Acrobat guardará tu firma para usos futuros, haciendo más fácil firmar tu siguiente documento.
Para usuarios de Mac, hay otra opción: el visor predeterminado Preview PDF te permite insertar fácilmente tu firma. Simplemente abre el documento, pincha en el icono de la caja de herramientas en la barra de menú y luego en el icono de la firma. Puedes capturar tu firma usando el trackpad o firmando con tu nombre en papel y luego usando la cámara incorporada del Mac. Solo tienes que seleccionar si quieres usar el trackpad o la cámara, firmar o hacer una foto a la firma y arrastrarla donde deba ir dentro del documento. Si tiene que ser redimensionada, simplemente arrastra las esquinas del cuadro de firma hasta que encaje perfectamente.
Firmar documentos con una app
Si las soluciones anteriores no te funcionan, o simplemente quieres firmar usando tu smartphone o tablet, las apps diseñadas para firmar documentos hacen que sea muy fácil. Todas las apps de abajo usan una encriptación y seguridad al nivel de las de los bancos, y proporcionan firmas digitales autenticadas y válidas legalmente. Para quieres necesiten una firma autenticada, estas opciones son probablemente lo que necesitan, ya que son muy económicas, firmes un documento o docenas al mes.
SignNow
Aunque está orientada a los negocios, con plantillas de documento, SignNow no es una mala opción para uso personal. De hecho, es la opción más económica si necesitas firmar más de tres documentos al mes. SignNow funciona en la web o desde el smartphone o tablet, con aplicaciones móviles para iPhone, iPad y Android, haciendo fácil firmar los documentos sin importar dónde estés.
Firmar los documentos es simple: Puedes subirlos desde Gmail, la galería de fotos, servicios de almacenamiento en la nube (OneDrive, Google Drive y Box) o desde tu ordenador. Simplemente firma usando el dedo en el smartphone o tablet y envía tu documento firmado a quien quieras por email. Las aplicaciones están disponibles para iOS y Android.
Precio: 8$ por usuario al mes con la suscripción anual (96$ por año) con SignNow
HelloSign
Si solo necesitas firmar unos documentos al mes, pero más de los tres que SignEasy ofrece, puedes echar un vistazo a HelloSign, disponible para iOS y Android. Al igual que en SignNow, es fácil importar documentos en HelloSign: puedes cargarlos directamente desde el email, y para iPhone, desde Dropbox. También puedes capturar los documentos en papel haciendo una foto con la cámara de tu smartphone o tablet. No importa el origen, puedes editar o realizar anotaciones en los documentos desde la app, firmarlos usando el dedo y luego guardarlos, compartirlos o enviarlos por correo electrónico.
Lo bueno y lo malo de HelloSign es el precio. Si no tienes que firmar muchos documentos, es gratuita para un máximo de tres firmas al mes. Pero si necesitas más que eso, es más caro que SignNow: 13$ al mes.
Precio: Gratuita para hasta tres firmas al mes, 13$ al mes si se factura anualmente (156$/año) para un número ilimitado de firmas en HelloSign
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